Busyness ou Business: em qual mundo você vive e por que deve se preocupar?

Os termos Busyness Business são dois jargões utilizados no mundo corporativo.

Aparamente, quando falamos de linguística verbal, ambos os termos podem parecer semelhantes, e por incrível que pareça boa parte dos executivos de empresas hoje sabem – e ao mesmo tempo não sabem – distinguir Busyness de Business, pois sabem o que cada palavra significa, porém passam despercebidos. Vamos entender primeiramente o que significa cada um:

Business: termo utilizado para a atividade de negociação ou atividades ligadas à empresas.

Busyness: termo utilizado para especificar que uma pessoa está sempre ocupada.

Podemos ver claramente que são significados totalmente diferentes mas, por que muitas vezes não conseguimos perceber isso?

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Em grande parte do tempo nos encontramos sempre ocupados e não há nada de errado com isso, até por que quando não estamos ocupados geralmente estamos ociosos. A grande questão é o quão PRODUTIVO você está sendo quando está ocupado?

Será que você realmente está focado para coisas que realmente farão a diferença? Ou você está executando qualquer tipo de tarefa que aparecer na sua frente? O BUSYNESS possui um sentido negativo porque está diretamente ligado a IMPRODUTIVIDADE, pois se eu estivesse sendo produtivo eu estaria fazendo negócios e não necessariamente ”ocupado”. Por isso é sempre válido fazer uma reflexão e um planejamento de tudo que vamos fazer quando estamos com muitas tarefas ou pendências em mãos.

Para isso existe uma ferramente de gestão chamada MATRIZ DE EISENHOWER que facilita MUITO o controle das suas prioridades. Assim você sempre poderá organizar suas tarefas e terá uma Gestão de Urgências muito mais efetiva!

Matriz de Eisenhower

Agora vou explicar para você como funciona o uso dessa matriz:

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Funcionamento da matriz: como vocês podem ver, os fatores de medição para uso dessa matriz são a importância e a urgência da tarefa a ser executada, onde possuímos 4 classificações diferentes que chamaremos de Quadrantes ou simplesmente Q’s:

Primeiro Quadrante (Q1)

O primeiro quadrante é aonde estão localizados os incêndios, ou seja, aquelas atividades que, como descritas na imagem, devem ser feitas AGORA! NESSE EXATO MOMENTO! Nesse quadrantes se encontram atividades que se não solucionadas imediatamente já acarretam algum tipo de perda, seja ela financeira, operacional, de credibilidade, imagem, entre outras.

Segundo Quadrante (Q2)

Neste quadrante se encontram geralmente as atividades que são devidamente programadas para serem executadas a longo prazo. O Q2 também é conhecido como o Quadrante de Ouro pois é o quadrante onde está a maior parte das atividades de empresas com alta performance.

É também considerado o quadrante mais desejado, porque além de envolver a importância já existente no Q1, no Q2 se possui tempo para tomar decisões, visto que é algo planejado, diferente do primeiro quadrante onde precisamos de soluções rápidas e práticas que na maioria das vezes requerem algum retrabalho futuro por serem soluções paliativas, ou seja, temporárias.

Terceiro Quadrante (Q3)

Nesse quadrante estão as tarefas que os gestores devem delegar para alguém da sua equipe, porque geralmente são tarefas de baixa complexidade e não são compatíveis com o nível gerencial ou estratégico da organização.

Pessoas que possuem um alto nível de tarefas executadas nesse nível podem apresentar algumas características bem peculiares como: centralização de tarefas e falta de delegar atribuições, ou seja, se você está em boa parte do tempo executando tarefas Q3, provavelmente você está no BUSYNESS.

Quarto Quadrante (Q4)

Por fim, neste quadrante estão as atividades que devem ser ELIMINADAS pelo gestor, ou sejam, são tarefas que não agregaram em nada para sua produtividade e que provavelmente são de obrigação de alguma outra pessoa ou área. Se você gasta a maior parte do seu tempo aqui você novamente estará em BUSYNESS.

Dicas valiosas

Para quem é líder ou gestor de algum departamento, pode ser feita uma análise de perfil de urgências através dessa ferramenta conforme explicarei abaixo.

Primeiro Quadrante (Q1): gestores que atuam na maior parte do tempo no primeiro quadrante são chamados de bombeiros, pois vivem apagando incêndios. Geralmente as pessoas que se encontram mais neste quadrante possuem problemas de planejamento e gestão de tempo, já que ”Urgente, é algo que você deveria ter feito em tempo hábil e agora precisa ser feito em tempo recorde”. Portanto, recomenda-se que trabalhe bem a parte de organização de tarefas e planejamento com prazos de entrega desses gestores.

Segundo Quadrante (Q2): neste quadrante encontram-se os verdadeiros gestores, como dito acima o segundo quadrante é o Quadrante Dourado! portanto, é o melhor quadrante para se estar sempre. Empresas com alto índices de produtividade trabalham na maior parte do tempo neste quadrante, o que demonstra que eles possuem uma boa gestão e senso de urgência e organização de tempo e prazos de entrega.

Terceiro Quadrante (Q3): por aqui encontraremos gestores que possuem a característica de serem centralizadores demais, ou seja, geralmente são acumuladores de tarefa, acabam por se tornar gerentes com atribuições operacionais, ou seja, necessitam aprender a DELEGAR, porque precisam estar focados em objetivos gerenciais e estratégicos, além de que líder que não delega, não desenvolve sua equipe e muito menos desenvolve sucessores.

Quarto Quadrante (Q4): e por fim, aqui encontramos gerentes que podemos dizer que estão ”distantes” ou ”perdidos” com relação às suas tarefas e suas atribuições. Aqui recomenda-se que seu superior faça um acompanhamento desse gestor e faça uma re-engenharia e um re-entendimento de suas funções até que esse gestor tenha clareza do que ele deve executar e sair desse quadrante o mais rápido possível.

Com essas informações, com certeza o Busyness vai ser apenas mais um termo na sua empresa, pois agora cabe a você escolher Busyness ou Business.

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