4 princípios para uma reunião de decisão

Se você está em uma empresa que segue em constante expansão, uma realidade na sua rotina deve ser o garimpo por salas de reunião.

O fato é que a todo momento, a cada entrega que fazemos, algumas decisões precisam ser tomadas em conjunto com outras áreas. Decisões com diversos níveis de profundidade e impacto. Algumas delas exigem um grande detalhamento, com dados e projeções que precisam ser analisadas e revistas por várias pessoas. Porém, todos nós sabemos que muitas decisões que precisam ser tomadas, já estavam em andamento, condicionadas a um ou poucos fatores. Decisões que serão tomadas por eliminatória de alternativas, por critério de orçamento, prazo…

Nesses casos, qual a melhor maneira de convocar os envolvidos para uma tomada de decisão? Quando de fato é necessário reunir presencialmente as pessoas envolvidas?

Existe uma triagem que precisa ser feita antes de investir horas de trabalho em uma reunião presencial, com uma sala dedicada, que geralmente desloca pessoas que são importantes nas unidades em que estão alocadas e cuja ausência impacta diretamente no andamento de seus postos de trabalho e equipe.

1 – Esta decisão precisa ser tomada por quais pessoas?

Crie uma lista com os nomes das pessoas que serão impactadas com a decisão a ser tomada, os interessados e os conselheiros, que são pessoas com alto nível de conhecimento da empresa e sempre têm um ponto de vista rico por intelecto.

2 – Qual a melhor forma de registrar o andamento desta decisão a ser tomada e os responsáveis por ela?

Nada como estar amparado de um registro formal, reconhecido pela empresa como um documento, ainda mais quando se tratam de decisões que envolvem várias pessoas. Este documento pode ser uma ata de reunião assinada pelo membros presentes na reunião.

Documente sempre! Documentos com registros de decisões tomadas são um escudo precioso quando a agitação e a rotina institucional é intensa.

3 – Esta decisão precisa ser tomada em uma reunião presencial?

Existe um sentimento que gera muito descontentamento nas empresas que é a famosa “Reunião que poderia ter sido um e-mail”. Certifique-se de que realmente a convocação presencial das pessoas envolvidas seja indispensável. Hoje em dia, quem está produzindo não se agrada em deslocar-se de sua unidade de trabalho para uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Existem várias formas de validar uma decisão, ou “Próximos Passos” sem necessariamente ser uma reunião presencial em uma sala dedicada.

4 – Priorize reuniões curtas para temas simples

Fora o e-mail, existe um modelo de reunião que é ágil e moderna, conhecida como “stand-up meetings” que é basicamente uma reunião em pé. Caso seja necessária a coleta de assinatura dos envolvidos, leve por escrito em um documento que possa ser reconhecido pela empresa, timbrado, com o texto descrevendo a decisão tomada e com espaços para assinatura. Uma ata. Reúna os envolvidos em um ponto estratégico onde se possa conversar de forma rápida e em pé.

Passe a informação de forma clara, com as possíveis respostas, seja claro na colocação do assunto e recolha as assinaturas. Agradeça aos que compareceram e pronto. Ao chegar em seu posto de trabalho, imediatamente envie um e-mail atualizando os envolvidos, com um anexo do material assinado digitalizado.

Seja sábio na hora de programar uma reunião de decisão, evite deslocamentos desnecessários e boa reunião!

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